ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作流程

　　一、目的

　　通過ERP系統(tǒng)實施，規(guī)范日常業(yè)務(wù)操作流程，提升企業(yè)管理水平，保障ERP系統(tǒng)正常運行。

　　二、基礎(chǔ)檔案設(shè)置和錄入

　　1、項目檔案：《銷售立項審批表》批準(zhǔn)后，市場部在項目檔案中添加“銷售項目號”,計劃部在確定生產(chǎn)令號后，修改項目號中的生產(chǎn)令號與實際的生產(chǎn)令號一致。

　　2、客戶名稱檔案：銷售合同成立，銷售部按合同簽訂單位名稱（合同章名稱）在往來單位項下的客戶檔案下添加客戶名稱。

　　3、產(chǎn)成品編碼：工藝技術(shù)在圖紙定型后，錄入產(chǎn)品結(jié)構(gòu)前給產(chǎn)成品命名、并按《物料編碼規(guī)則》在存貨檔案中加入產(chǎn)成品編碼檔案。

　　4、材料清單：工藝技術(shù)部在圖紙定型后，下達(dá)《設(shè)計通知單》時，將《材料清單》錄入產(chǎn)品結(jié)構(gòu)

　　5、材料編碼：增加新的原材料品種和規(guī)格時，采購部根據(jù)《物料編碼規(guī)則》加入材料編碼檔案。

　　6、半成品編碼：產(chǎn)品定型后，工藝技術(shù)部對主機(jī)產(chǎn)品通用部件命名、并按《物料編碼規(guī)則》加入半成品編碼檔案。

　　7、供應(yīng)商名稱檔案：增加新的供應(yīng)商時，由采購部增加錄入供應(yīng)商檔案。

　　三、采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作流程

　　根據(jù)公司的經(jīng)營生產(chǎn)模式，生產(chǎn)用與辦公用物資（食堂生活物資除外）一律需先有計劃、申請，經(jīng)總經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn)后方可采購。主要流程如下：

　　1、采購計劃或申請：分工藝技術(shù)部主機(jī)材料清單、工程技術(shù)部發(fā)貨清單與臨時申請（請購單）兩類。由需用部門根據(jù)采購要求提前書面提出計劃或申請，批準(zhǔn)后交采購部。

　　2、采購訂單：采購部根據(jù)計劃或申請尋找確定供應(yīng)商，簽訂購貨合同，錄入“采購訂單”，通知財務(wù)部審核，并及時將采購任務(wù)交給采購員采購。

　　3、到貨：供應(yīng)商必須提供兩聯(lián)送貨單，到貨后，倉庫保管員驗收數(shù)量和外觀質(zhì)量后根據(jù)“訂單”生成“采購到貨單”，并打印交質(zhì)量部作為“物資檢驗單”（為保證工作的流暢性，當(dāng)日的業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)日完成，各倉管員在收貨物時，請?zhí)嵝压?yīng)商隨貨帶來送貨單，如只有一聯(lián)的請復(fù)印，可給我們以后的工作帶來方便）。

　　4、入庫：保管員根據(jù)“送貨單”和“物資檢驗單”修改“采購到貨單”的實收數(shù)量，生成“采購入庫單”?！安少徣霂靻巍币皇蕉?lián)（第一聯(lián)入庫聯(lián)、第二聯(lián)采購報帳聯(lián)）。倉庫將“采購入庫單”、“送貨單”、“檢驗單”對應(yīng)在次日9：00前交財務(wù)部稽核。

　　5、稽核：財務(wù)部人員核對“采購入庫單”、“送貨單”、“檢驗單”的內(nèi)容是否相符，項目是否齊全后在“采購入庫單”上簽字。第二聯(lián)交采購部報帳，入庫聯(lián)和“送貨單”、“檢驗單”對應(yīng)由倉庫裝訂。

　　6、來票：提供增值稅專用發(fā)票；臨時采購應(yīng)當(dāng)時取得發(fā)票，往來供應(yīng)商必須及時開出發(fā)票，采購部業(yè)務(wù)員根據(jù)“采購入庫單”拷貝生成發(fā)票或直接錄入發(fā)票，并將采購入庫單第二聯(lián)與送貨單、發(fā)票對應(yīng)交財務(wù)部。財務(wù)部會計審核采購發(fā)票，根據(jù)發(fā)票情況作現(xiàn)付處理，并勾對采購入庫單與發(fā)票結(jié)算處理。

　　7、付款：供應(yīng)部提出付款申請，財務(wù)部會計根據(jù)到票及合同約定付款條件審核付款。

　　8、退貨：已入庫退貨，錄入紅字“采購入庫單”退貨。

　　9、月結(jié)：財務(wù)部根據(jù)采購入庫單及實際情況在存貨核算管理中生成采購入庫暫估入賬，并進(jìn)行月結(jié)。

　　四、庫存業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作流程

　　1、材料出庫

　　——填單：由領(lǐng)料員填寫一式三聯(lián)的（必須注明生產(chǎn)令號）手工領(lǐng)料單（第一聯(lián)存根聯(lián)、第二聯(lián)財務(wù)聯(lián)、第三聯(lián)倉庫聯(lián)），經(jīng)部門經(jīng)理審批后（生產(chǎn)領(lǐng)料由生產(chǎn)計劃批準(zhǔn)），交倉管員錄入材料出庫單據(jù)，作為領(lǐng)取材料的依據(jù)。

　　——出庫：倉管員根據(jù)銷售項目或部門的領(lǐng)料單進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，輸入的內(nèi)容為：收發(fā)類別、部門、倉庫、存貨編碼、數(shù)量、生產(chǎn)令號（銷售項目號）等項目，并打印一式四聯(lián)(第一聯(lián)存根聯(lián)、第二聯(lián)財務(wù)聯(lián)、第三聯(lián)倉庫聯(lián)、第四聯(lián)領(lǐng)料聯(lián))的材料出庫單。經(jīng)領(lǐng)料人確認(rèn)簽字后，拿一式三聯(lián)的材料出庫單到倉管員處領(lǐng)料，倉管員核對后簽字發(fā)料，并審核庫存系統(tǒng)中的材料出庫單。

　　——稽核和核對：材料出庫單第一聯(lián)存根與原始單據(jù)由倉管員裝訂保存，材料出庫單第二聯(lián)財務(wù)聯(lián)與領(lǐng)料單第二聯(lián)于次日9：00之前交與財務(wù)部，第三聯(lián)倉庫聯(lián)倉管員進(jìn)行實物核對，確認(rèn)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)并裝訂保存，第四聯(lián)領(lǐng)料聯(lián)留領(lǐng)料部門作領(lǐng)用材料依據(jù)。

　　2、產(chǎn)品入庫業(yè)務(wù)：

　　產(chǎn)品主機(jī)完工，質(zhì)量部貼好合格證，由生產(chǎn)部指定人員在當(dāng)天辦理入庫，填寫“產(chǎn)成品入庫單”，倉管員根據(jù)到現(xiàn)場確認(rèn)型號和清點數(shù)量無誤后簽字，錄入“產(chǎn)品入庫單”，輸入內(nèi)容為：收發(fā)類別、部門、生產(chǎn)批號、項目編號、存貨編號、數(shù)量等。

　　五、銷售業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作流程

　　1、發(fā)貨清單：由工程技術(shù)部在設(shè)計通知單出來即時編制“發(fā)貨清單”錄入“銷售訂單”。并通知生產(chǎn)部審核。

　　2、發(fā)貨通知：計劃部跟蹤銷售合同，財務(wù)部收到符合發(fā)貨條件的貨款時，以書面形式通知計劃部，計劃部根據(jù)“銷售訂單”生成銷售發(fā)貨單，與《貨款回收擔(dān)保書》一起到財務(wù)部蓋放行章。

　　3、發(fā)貨：倉庫根據(jù)銷售訂單備貨，填寫實發(fā)數(shù)量，發(fā)貨員認(rèn)可簽字后，票據(jù)員在系統(tǒng)中進(jìn)行審核生成銷售出庫單。

　　4、補貨：由計劃部填寫發(fā)貨單到財務(wù)部蓋放行證章，發(fā)貨流程同上。

　　5、發(fā)票：財務(wù)根據(jù)金稅軟件開具的發(fā)票在用友系統(tǒng)中錄入發(fā)票數(shù)據(jù)，發(fā)票類型與實際發(fā)票保持一致，錄入的發(fā)票保存時注意倉庫的正確性，錄入的發(fā)票保存后進(jìn)行復(fù)核。

　　6、會計處理：在應(yīng)收系統(tǒng)中對發(fā)票審核，收款時發(fā)票與收款單據(jù)核銷處理，同時在庫存管理中對發(fā)票生成的銷售出庫單據(jù)審核，在存貨核算中對銷售出庫單據(jù)記帳，生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。

　　六、禁令

　　不許不按規(guī)定錄入相應(yīng)的檔案資料和按時完成流程中規(guī)定的工作，因此而貽誤工作，視情節(jié)給予記過、罰款、直至賠償經(jīng)濟(jì)損失的處分。

　　七、其他

　　1、相關(guān)文件和表格

　　《計劃管理規(guī)定》、《材料清單》、《發(fā)貨清單》、《發(fā)貨通知單》、《貨款回收擔(dān)保書》、《銷售立項審批表》、《補發(fā)材料申請表》、《月采購計劃》、《請購單》。

　　2、本流程文件為試行文件，試行過程中如有不適應(yīng)將進(jìn)行修改

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